Pernah pake MS Office?
Akrab dengan MS Word? MS Excel? MS Powerpoint?
Pernah kenalan dengan MS Outlook?
Kebanyakan dari kita mengenal produk-produk Microsoft Office untuk pemrosesan kata, data, grafik, dan yang berhubungan dengan penciptaan dokumen lainnya, tapi sebenarnya untuk seorang profesional, MS Outlook juga memiliki peranan penting yaitu sebagai email client.
apakah email client itu?
An email client, email reader, or more formally mail user agent (MUA), is a computer program used to access and manage a user's email, atau gampangnya sih program untuk mengelola email kita.
Penggunaan MS Outlook (selanjutnya disebut Outlook) sangat berguna terutama dengan penggunaan email kantor atau perusahaan yang sifatnya sangat rahasia dan berhubungan dengan image atau profesionalitas suatu perusahaan.
Kenapa musti email kantor/perusahaan?
Oh C'mon dude, masih mau kirim2 email kerjaan pake @yahoo.com? @gmail.com? yang seolah-olah nunjukin bahwa perusahaan kita ga punya uang untuk bikin website dan webmail sendiri? ga punya identitas? parahnya lagi ada seolah-olah nunjukin bahwa perusahaan kita ga aman dan ga bonafide?
Email sebuah perusahaan biasanya ada server tersendiri yang dapat kita akses secara online, misalnya untuk kantor saya ada di alamat http://webmail.lppi.or.id
Fgur 1. Contoh tampilan muka webmail
Nah, biasanya untuk penggunaan awal email kantor itu passwordnya standar alias sama semua (silakan kontak Tim IT),penggantian password dapat kita lakukan setelah kita login ke akun kita kemudian akses menu My Account - Password, kemudian dapat kita ganti sesuai selera kita :9
Figur 2. Laman penggantian password
Ok ok, saya tau memang tampilan webmail biasanya sangat standar seperti contoh diatas, karena memang kita tidak diharapkan membuka via webmail, namun menggunakan Outlook.
Setting Mail di Outlook
Okay, pertama-tama untuk setting mail di Outlook adalah harus punya PC or Laptop yang udah keinstall Outlook (ini penting banget), lalu yang kedua jangan lupa bahwa harus ada jaringan internet (ini juga ga kalah penting), trus yang terakhir jangan lupa untuk punya sebuah akun email.. ya! ini adalah 3 hal penting yang harus dimiliki sebelum anda melanjutkan membaca ini.
1. Buka Outlook, jika ini pertama kalinya anda membuka Outlook maka biasanya akan ditanya untuk langsung setting email baru, ikuti langkah seperti figur dibawah ini:
Figur 3. Laman setting mail baru
Atau jika ini bukan saat pertama anda membuka outlook atau sudah pernah ada akun yang lama, maka setting awal untuk tambah akun dapat dilakukan seperti di bawah ini, setelah itu lakukan langkah yang sama seperti yang ada pada figur 3.
Figur 4. Penambahan akun mail baru
2. Setting Mail, setelah pemilihan POP or IMAP dilakukan maka anda akan diminta untuk memasukkan nama anda, akun mail, password, setting incoming dan outgoing (untuk setting ini tergantung server masing-masing perusahaan, silakan hubungi tim IT terdekat).
Figur 5. Setting incoming dan outgoing
3. Gunakan Outlook, setelah semua setting diselesaikan maka Voila! anda akan siap memakai Outlook, jangan lupa untuk edit signature, font, receipt dll. yang anda rasa perlu untuk anda personalisasi.
Gw dah pake Outlook tapi kok sering "Mail Quota Exceeded" alias ga bisa terima email???
Ok ok, masalah ini sebenarnya disebabkan oleh beberapa hal, antara lain krn bandwith atau quota email yang memang (sangat) sedikit, atau mungkin memang karena email yang kita terima berisi lampiran file-file yang besar seperti film misalnya. But hey, that's why we are using Outlook, right?
Dengan menggunakan Outlook, email2 kita beserta lampirannya akan tersimpan manis didalam harddisk kita, dan jika sewaktu-waktu kita pindah PC (karna mutasi atau dipecat misalnya) kita masih bisa membawa data inbox, contact dan lain2nya bersama kita melalui menu export import (bukan, ini bukan ngomongin perdagangan) atau kita bisa kopi file pst yang terletak di My Document - Outlook files.
Nah, untuk mengatasi mail quota ex bla bla bla itu, pertama-tama kita harus buka setting akun kita seperti langkah2 diawal sampai muncul seperti di figur 6 kemudian, pilih change, lalu pilih posi More Setting, setelah itu pilih tab Advanced. Setelah itu anda dapat memilih di bagian Delivery apakah anda ingin meninggalkan kopi email masuk dan keluar di server (yang dapat berakibat mail quota exceeded tadi itu) jika iya, maka centang pilihan di "leave a copy of message la la la la" namun disarankan untuk pilihan removenya di set untuk tidak lebih dari 3 hari agar tidak terlalu penuh dan meminimalisir terjadinya mail quota exceeded itu.
Figur 6. Menghindari mail quota exceeded
That's all folks, semoga infonya berguna dan tetaplah berbagi. ^^d